THROUGH MY FILTER

「自分」というフィルターを通して様々な情報を発信するブログです

プロジェクト内最後のアクションを完了すると自動的にプロジェクトも完了出来る設定を使って、2種類のプロジェクトをOmniFocusで管理しよう!

top

OmniFocusでのプロジェクト管理の見直しも最近やってます、yutas (@yutas0609)です。

先日、コンテキストは○○に縛られる必要はない!っていう記事を書きましたが、これを機に現在GTDの運用で使っているOmniFocusの見直しを行っています。

で、今日はOmniFocusでのプロジェクト管理について、”ある機能”を使うと2種類のプロジェクトをストレスフリーで管理出来るよ!ってことを紹介したいと思います。

OmniFocus 2 for iPhone
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス

Complete when completing last action

complete when completing last action

上記のスクリーンショットでも見える様に、OmniFocusでプロジェクトを表示するとInspectの中にチェックボックスとともに”Complete when completing last action”という英文が出てきます。

これは何なのかと言うと、このボックスにチェックを入れる事で、このプロジェクトは最後のアクションを完了させたらプロジェクト自体を自動で完了させることが出来る様になります。

要は、この機能を使っていないプロジェクトはプロジェクト内にアクションが残っていない場合、プロジェクト自体をタスクとして完了したかどうかチェック出来る様に表示され、反対にこの機能を使っている時にプロジェクト内のアクションが全て終了すると、その時点で自動的にプロジェクト自体も完了したとみなして表示されなくなる、というわけです。

この機能、実は使い方によっては2種類のプロジェクト管理する事が出来る様になり、大変便利なんです。

一度きりならOFF、繰り返すならON

GTD内では、プロジェクト=複数のアクションで構成される目標、でありこの目標には繰り返し行われる目標一度きりの目標というものがあります。

例えば、『健康維持の為に運動する』というプロジェクトがあったとして、これは毎日行わないと意味がないので繰り返し行うプロジェクトです。このようなプロジェクトの場合は”Complete~”の機能をONにし、全てのアクションが終わったら自動的にプロジェクトも完了するようにします。

プロジェクトがもしも『友達の結婚式でスピーチをする』みたいなプロジェクトだった場合は、”Complete~”の機能をOFFにし、残りのアクションが無くなる度に「本当にプロジェクト=自分の目的が達成されたか?」を確認する為プロジェクト自体をタスクとして表示させ、自動的に完了しないようにします。

これをする事で、繰り返すプロジェクトと繰り返さないプロジェクトという2種類のプロジェクトを効率よく管理出来る様になり、ストレスフリーなGTDを運用をする事が出来ます。

また、繰り返すプロジェクトであっても見直し(レビュー)と言ったものは必要不可欠になるので、それらのプロジェクトは週次レビューで見直す様にします。

あとがき

GTDのコンテキストと同じ様にプロジェクトも「これ」といった決まった管理法があるわけではないですが、この”Complete~”機能はどのような管理法であれ利用できる機能だと思いますので、「これは使える!」ってひらめいたかたは是非とも使ってみてください。