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【Evernote Business】明日からすぐ出来る!現役経営者でもある私が会社で行っている『Evernote Business』の利用事例を紹介します

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少しずつ社員がEvernote Businessに慣れてきて最近嬉しい、yutas (@yutas0609)です。

さて、今までこのブログでは「Evernote Businessってこんなのだよ、Evernote Businessって便利だよ!」ってことを何記事かに分けて紹介してきました。

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【Evernote Business】Evernote Businessを導入してみよう!手続きはたったの数分で完了!!! | THROUGH MY FILTER

【Evernote Business】Mac版EvernoteでのEvernote Business使い方ガイド | THROUGH MY FILTER

今日は、これらの記事の締めくくりとして、実際に今Evernote Businessを使っているうちの会社の利用事例を紹介したいと思います。
うちの会社はまだEvernote Businessを使い始めて1ヶ月ほどしか経っていませんし、これからどんどん利用法も変わっていくとは思いますが、とりあえず備忘録の意味も込めて紹介していきます。

名刺は会社の資産!もう社員一人一人が名刺ホルダーで管理する時代じゃない!

名刺ノートブック

普段からEvernoteを利用している人でも名刺管理をEvernoteで行っている人は多いと思います。私もEvernote Businessを使う前、個人利用の時から名刺管理をEvernoteで行い、そのメリットを実感してきました。

↓Evernoteに名刺を取り込むときは純正アプリがおすすめです

私が『純正EVERNOTEアプリのスキャン機能』を使い続けているこだわりの理由 | THROUGH MY FILTER

名刺をEvernote等のデジタル保存出来るもので管理すると様々なメリットがあります。名刺ホルダーのような物理的な物を使わないので場所をとらないとか、デジタルなので検索がしやすい等、これはEvernoteでも他のサービスでも同じです。

ただ個人の名刺管理から一歩進んだ、名刺を会社の資産と捉え管理するとなると、私は今の所Evernote Businessが最も優れているんじゃないだろうか?と思っています。

ビジネスで使う名刺というものは自分の名前はもちろんのことですが、自分が所属している会社名や住所、連絡先等もばっちり入っています。これが意味するのは、この名刺は個人を紹介するというものより、会社を紹介するものであり、その名刺を渡した社員は会社を代表してその名刺を相手に渡した事になります。

そうです、名刺交換というのはいわば会社と会社の自己紹介のようなもので、受け取った名刺というのは相手方の会社を知る為の情報、いわば会社で共有されるべき資産なのです。

この考えから私の会社では名刺を会社の資産と捉え、社員が交換した名刺はすぐにアプリ等で取り込んでもらい、Evernoteに保存して共有してもらうようにしています。
これをすることで、自分がまだ直接会った事はないけど重要な取引先だったり、お得意先の”会社”の情報を知る事が出来ます。

インプットとアウトプットを共有して、リアルタイムな情報共有を!

input/outputノートブック

次にEvernote Businessを使い始めて私が一番にやりたい!と思った使い方が、これです。
これらのノートブックの使い方も個人での利用時からやっていたものでしたが、Evernote Businessを使って社員と共有するようになってからは、新たなステップに入ったような気がしています。

今世の中ではネットやリアルを問わず様々な情報が飛んでおり、一人の人間でそれら全てを把握、見る事は到底不可能です。
ですが、事業としてはいち早くニッチで細かい情報を捉え、事業に利用する必要があります。

inputノートブックでは様々な情報(事業に関わりそうなキーワードを含んだ物等)を見つけた社員が即座にその情報をこのノートブックに入れて、全員が閲覧出来るようにしています。ノートブックに入れる情報は使える物もあれば使えない物もありますが、どんな情報がいつ何の役に立つのかは誰にもわからないので、とりあえず入れまくることにしています。

outputノートブックでは文字通り、外部から入ってきた情報ではなく、自分から外部に発する情報、つまり社員一人一人の頭の中で思いついたアイディア等を書くノートブックにしています。

昔から”3人寄れば文殊の知恵”等と言ったりしますが、一人で考えるよりも二人、三人で考えた方が良いアイディアが浮かものです。このノートブックもinputノートブックと同じで、思いついたアイディアが使える、使えないに関わらず、とりあえず入れてもらうようにしています。

音声も写真も添付ファイルも突っ込めるEvernoteだからこそ、議事録にはぴったり!

議事録ノートブック

そして最後に紹介したいのが、Evernoteの何でも放り込める特性を活かした、議事録としての利用法です。

Evernoteでは音声や写真、PDFやWordといったファイルまで何でもノートに入れる事が出来ます。
この特性を活かすと、議事録という物を保存する上でこれ以上最適な物は無いと思っています。

例えば、得意先との打合せがあったとして、上司は同行出来ずその日は部下一人で行かなくてはいけなかったとしましょう。
Evernoteを使わない場合、部下は打合せ中必死にメモを取り、会社に帰ってからメモを元に内容を思い出しながら報告書を書き、それを上司に提出して、上司はそれを見てようやく打合せの内容を知る事が出来ます。

しかし、もしもこれをEvernoteを使い、この議事録ノートブックのような使い方をしたらどうでしょう?
部下は打合せ中Evernoteアプリの録音機能を使い打合せを録音し(もちろん先方に聞く必要はありますが)、ホワイトボードや打合せの出席者等を写真に収め、もし何かの資料が配られたようなら、それらをファイルでもらいノートに添付する。

この作成されたノートに自分の気付きや感想等を付け足し、議事録ノートブックに入れれば会社に帰って面倒な報告書等を作成する必要はありません。上司は議事録ノートブックを同期し、それらを見るだけで済みます。

Evernote Businessを使いこのような使い方をするだけで、部下も上司も、無駄な時間や手間を使わず、リアルタイムに、正確な情報を報告し確認する事が出来ます。これはEvernoteがどの端末でも扱える事と、どんな媒体のものでもノートに放り込める特性を持っているからこそ出来る芸当です。

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カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ

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カテゴリ: 仕事効率化

あとがき

いかがでしたでしょうか、弊社が行っているEvernote Businessの利用事例。
これらの事例は通常のEvernoteサービス(無料アカウントやプレミアム)でも行う事が出来ますが、Evernote Businessを使って社員同士で共有してこそ真価を発揮する利用法ばかりです。

上記の使い方以外にもうちの会社独自の使い方だったり、Dropboxの代わりに使っているような、”1ノートに1添付ファイル”みたいな使い方もしていますが、今回の記事で紹介したような使い方全てを一つのソフトで行おうと思うと、これらはEvernoteでしか出来ず、またどんな会社のスタイルでもこの事例を利用する事が出来ると思います。

とりあえず今回の記事を最後にEvernote Businessを使い始めてから書きたいな〜と思ってた記事を全て書く事ができましたが、今後もっともっと色んな利用法を思いついたり、社員からアイディアが出てきたりしたらブログで紹介したいと思います。
あ〜、Evernote Businessもっと流行んないかな〜?