THROUGH MY FILTER

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OmniFocusにある「予測」の新しい使い方を、『デッドライン仕事術』に気付かされた!

どうも、GTDオタクyutas (@yutas0609)です。

GTDとOmniFocusについて話せる人を岡山で募集です。コアすぎて話せる人いないので、割とマジです。

さて、今日の記事はOmniFocusと吉越さんと立花さんの本「デッドライン仕事術」の話です。

OmniFocus 2 for iPhone
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス

OmniFocus 2
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス

「デットライン仕事術」、発売日に速攻買いましてすぐに読みました。すごい面白くて、経営者として、「この仕事の進め方を弊社にも取り入れたい!」とマジで思いました(実際に今徐々に進行中です)

で、先日「もう一度読み直してみよう」と読み直してみたところ、私が実践し、愛してやまないOmniFocusと組み合わせることが出来るんじゃないのか?と思いつき、実践してみたところかなり良かったので、このように記事にしてみます。

OmniFocusを使っていて、なおかつ「デッドライン仕事術」を読んだことのある人にとってはかなりドンピシャなネタではないかと思います(コアすぎる)

では本題へ移りましょう。

今までのOmniFocusにおける「開始」と「期限」の使い方

延期と期限

GTDでは最初のステップ「収集」で自分の頭の中の”気になること”を頭の外に出した後は、次のステップでそれらの”気になること”を「処理」していきます。

その際皆さんはきちんと開始や期限を決めていますか?

  • 開始 = アクションを『延期』し、やらなくてはいけない時まで見えなくするもの(なのでOmniFocusでは開始ではなく延期と表示されます)
  • 期限 = アクションをいつまでにしなくてはいけないデッドラインのようなもの。(OmniFocusではこれらのアクションがバッジに表示されます)

もともと私は『延期』をよく多用していましたが、『期限』はあまり使っていませんでした。
というのも、「『延期』で見えなくなるならそれでいいじゃん。どうせ見えるようになったら実行するだけだし」という考えだった為です。

実際今でもその考えはあまり変わっていませんし、『期限』があろうがなかろうがとりあえずタスクを残して次に日を迎えるのは嫌いなので、全てのタスクをまんべんなくキッチリとやり終えていました。

こんな私ですが、最近きちんと期限を決めておくと別の使い方があるんじゃない?と考えるようになりました。

デッドライン仕事術×GTD

この”別の使い方”に気付いたのは冒頭にも書いたように吉越さんと立花さんのデッドライン仕事術を再度読み直している時でした。

デッドライン仕事術とは、簡単に言えば仕事すべてにデッドラインを決め、その日その日が期限ののものをこなしていく仕事術というものです。

ここまではGTDとあまり変わらないんですが、デッドライン仕事術がここからすごいのは”その日に期限が来るものをすべて終えたら、次の日、つまり明日が期限の仕事もやっていくということ”です。

これを行うと次の日の作業が進み、進んだ分だけ明日の自分が楽になる、というわけです。

これぞ徹底的な効率化、生産性UPの仕事術です。

これをGTD(この記事の場合主にOmniFocus)に取り込んだ場合、以下のような形でデッドライン仕事術のこの強みを活かすことができます。

  1. まず、GTDの最初のステップで自分の頭の中の気になることを「収集」。
  2. 次に、「収集」で集めた”気になること”をGTD2つめのステップ「処理」をする時にきちんとそのステップの『開始』と『期限』を決めてやります。

これだけです。これらをきちんと全ての”気になること”に対して行っておくと、OmniFocusの『予測』表示をした時に、過去、今日、そして未来に『期限』が来る”気になること”を全て一覧で見ることが出来ます。

予測のつかいかた

これってどういうことかというと、例えば今日、今のタイミングまでやらなくてはいけない”気になること”が全て終わって、手持ち無沙汰だとしましょう。

そんな時にOmniFocusの予測表示で、明日『期限』が来る仕事を前倒しでやってしまうんです。

これはデッドライン仕事術で行っていることと全く同じです。今日の仕事が終わったから明日がデッドラインの仕事をする。そしてこうやってどんどん仕事を先回りして、生産性をUPしていくのです。

↓ちなみにOmniFocusにおける期限と予測の重要性はこのブログでも一度記事にしています。

iOS8から追加された『OmniFocus』のウィジットを上手に使いこなすコツ | THROUGH MY FILTER

デッドライン仕事術の考えかたがOmniFocusで実践できるとは思ってもいませんでした。

もしGTDにもOmniFocusにも、そしてデッドライン仕事術にも興味あるかたがいらっしゃいましたら、試してみてください。

というかそんな人いたら私と友達になってください、いや割とマジで。

OmniFocus 2 for iPhone
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス

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あとがき

タスクの開始と期限を設けることは自分へのプレッシャー、というかそのタスクを完了するモチベーションにも繋がります。

もし開始も期限も決めてないタスクがあるとして、しかもそれが「処理」されずにずっと放置されている状態だとしたら危険信号です。それはもやはGTDの目指すストレスフリーでもなんでもなくて、ただ頭の中のモヤモヤしている”気になること”をメモとして書いてるだけです。