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【GTD】連絡待ちリストにはデッドライン(期限)を設定するべき!

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どうも、タスク管理の申し子yutas (@yutas0609)です。

えぇ、この謳い文句は今考えつきました、勢いで。

私が日々実践しているタスク管理法(GTD)では、人に何かを頼んだりした後に相手からの連絡を待つ連絡待ちリストというものがあります。

私もこの連絡待ちリストを使っているのですが、連絡待ちリストは自ら行動を起こすタスクではないため、油断して長い間リストを見ないとどんどんリストにアクションが溜まるようになります。

相手が率先して連絡をしてくればいいのですが、必ずしもそういうケースばかりとは限りません。なので私は
連絡待ちリストにある全てのタスクにデッドライン(期限)
を設けています。

これを行うと何がいいのか?次章から詳しく説明していきます。
ちなみに、連絡待ちリストにあるタスクを放置しないために週次レビューという仕組みがあるのにはあるのですが、日々変化する毎日に対応するためには週次だけでは足りないため、2重に管理する意味でもデッドラインを設けています。

デッドラインを設けることで”気付かせる”ようにする

デッドラインを設定

上記の画像は私がGTDを実践するのに使っているアプリOmniFocusでの連絡待ちリストです。

OmniFocus 2 for iPhone
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス

OmniFocus 2
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス

OmniFocusでは各アクションにデッドライン(期限)と呼ばれる項目を設定することができます。
この項目はつまりは”いつまでにやらなければいけないのか?”の日時を設定するもので、この日時を設定しておくと期限が間近に迫ってきたタイミングで色が付いたりと他のアクションに比べて気付きやすくなります。

○○までにやらなくてはならない、という項目を各アクションに設定するのは普通ですが、相手からの連絡を待つリスト内のアクションにもこれらを設定することで、

「あ、これ○○さんに頼んでおいたけどまだ連絡がないな。こっちから聞いてみよう」というふうに進捗管理が可能になります。

私はこの方法を試したことにより連絡待ちリストにアクションが溜まることなく、各プロジェクトがスムーズに回るようになりました。

ちなみにこの連絡待ちリストにデッドラインを設定するようになってから、相手方に何か依頼するときに必ず
「○○までにやっておいて」と付け加えて頼むのが癖になりました。

この癖をつけておくと相手にも親切ですよね。

ぶっちゃけ全てのアクションにデッドラインは必要

今回は連絡待ちリストにデッドラインを設けるといいよ!って記事を書きましたが、ぶっちゃけ全てのアクションにはデッドラインが必要です。

人間いつまでにやればいいのか?という設定をしなければいつまでも怠けてしまう生き物です。もしかしたら私だけかもしれませんが・・・・(笑)

変化のスピードが早いこの時代、日々自分のやるべきことにデッドラインを設けて着実にやるべきことを処理していきましょう!

このデッドラインを設定する方法は↓の本を参考にしました。タスク管理の勉強にはもってこいの書籍です。

あとがき

最近GTDのこととかタスク管理のことを久々に人に話したら役に立ったらしく、こういうのってなんか嬉しい。