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【GTD 道]】 ~ch.10 OmniFocusを使った「整理」のやり方~


OmniFocus-for-iPad-sync-2 / Tommy Sollén

前回までのGTD道で頭のなかに乱雑にあった気になることは頭の外に「収集」され、「処理」されたと思います。
今回は、その各リストに「処理」された気になることを「整理」していきましょう。
紙とペンを使ったアナログGTDでは面倒な作業の「整理」ですが、OmniFocusを使ったデジタルGTDではかなり楽にやることができます。
それでは行ってみましょう。

〜GTD道のお話〜

【GTD 道】 〜ch.1 私とGTDの出会い〜 | THROUGH MY FILTER

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【GTD 道】 ~ch.6 3段トレーを活用したアナログGTD~ | THROUGH MY FILTER

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【GTD 道]】 ~ch.10 OmniFocusを使った「整理」のやり方~ | THROUGH MY FILTER

【GTD 道】 ~ch.11 OmniFocusを使った「見直し」のやり方~ | THROUGH MY FILTER

【GTD 道】 〜ch.12 OmniFocusを使った「実行」のやり方〜 | THROUGH MY FILTER

 

~「整理」(プランニング)はプロジェクトビューで~

GTD5ステップの3つ目、「整理」はいわゆるプランニングです。
それぞれのプロジェクトがきちんと機能するようにプランニングをしていきます。

まず基本的に「整理」ではプロジェクトビューを使って進めていきます。

また、OmniFocusでは各アクションとプロジェクトの見え方を調整することが出来ます。

左から2つ目の「表示オプション」を選択して・・

 

表示オプションを好みのものに変更出来ます。
「整理」をする時のプロジェクトビューでのおすすめ表示は「残り」になります。
この表示ですと、完了したもの(GTDを進めていくとかなりの量になります)は非表示にしつつ、残っている全アクションやプロジェクトを表示させれるので「整理」にはバッチリです。

 

~プロジェクトの編集~

ではビューも表示も決まった所で、実際にプロジェクトの「整理」を進めて行きましょう。

まず右上の「編集」ボタンを押して・・・・

 

「処理」のステップでプロジェクトにした「未整理」状態のプロジェクトを選択。

 

するとこのようにプロジェクトの細かい部分を設定できるようになります。

ここで混乱しやすいのがプロジェクトの「タイプ」の設定です。

OmniFocusではプロジェクトのタイプを3つに分けて設定することが出来ます。

1. 順次進行(プロジェクト内で一番上のアクションから順に完了させていくタイプ。一番上のアクションを完了しない限り、次のアクションは表示されない。)
2.並列進行(プロジェクト内のアクションを同時進行させていくタイプ。プロジェクト内のアクションは全て次のアクションとして表示される。)
3.単独アクション(プロジェクト内の各アクションは相互関係に無く、一つ一つが独立しているアクションとして扱うタイプ。イメージ的にはファイルみたいな感じ。)

タイプはそれぞれのプロジェクトによって変わると思いますので、このステップでよく考えて設定しましょう。同じプロジェクトでも日にちが経てばタイプが変わることもよくあります。

また、プロジェクト単位でもコンテキストを選ぶことが出来ますが、私の場合プロジェクトにコンテキストは設定していません。プロジェクト内のアクションによってはコンテキストがバラバラなことがあるので(例えばそれぞれアクションのコンテキストが「電話」と「連絡待ち」だったり)、プロジェクトのコンテキストは基本的に「なし」にしています。

 

~レッツプランニング!~

ではプロジェクト自体の「整理」が終わった所で、いよいよメインパートのプランニングです!!

まずはプランニングをするプロジェクトを選択して・・・

 

プロジェクトを達成するための各アクションを設定していきます。

 

ただ、ここでプロジェクト内の全てのアクションを設定する必要はありません。
この「整理」のステップをしている時の自分が想像しうるアクションで大丈夫ですし、後からアクションの追記、編集、削除をしていきますのでここではそんなに気負わなくても大丈夫です。(その為に次の回で説明する「見直し」があります。)

ただし、この「整理」のステップで気をつけなくてはいけないことは、アクションが一つもないプロジェクトは作らないということです。

必ず最初の一歩目となるアクションは設定しておいてください。

 

~あとがき~

今回は5ステップの3つ目、「整理」について説明しましたがいかがでしたでしょうか?

だんだんと複雑になってきますが、OmniFocusを使った「整理」は紙とペンを中心に使ったアナログGTDよりもだいぶ楽なので是非とも使いこなしていただきたいです。

次回はいよいよステップの4つ目、「見直し」です!!
「レビュー」とも言われ、GTDの中でもかなり重要なステップです。
お楽しみに!!

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