OmniFocusのフォルダ機能をGTDの「高度マップモデル」として使ってみた

2013.02.08 / GTD・OmniFocus

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OmniFocusがないと生活のリズムが壊れる…かもしれないゆうたです。

OmniFocusにはフォルダ機能というものがついており、それを使うことによってより便利にOmniFocusを使い、一歩踏み込んだGTDを実践することが可能になります。

このフォルダ機能、使う人によって使い方が異なり、色んな使い方をしている人がいます。
そこで今回は私なりの「フォルダ機能」の使い方をお話したいと思います。

OmniFocus 3
仕事効率化, ビジネス無料iOSユニバーサル

OmniFocus 3
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OmniFocusの中で「フォルダ」というものはプロジェクトを整頓する手段の1つになります。
GTDを進めていき出来上がった各プロジェクトを、自分のわかりやすい様に整頓し分けていくのにプロジェクトの1つ上の階層というイメージで分けていきます。

多くの人は自分の生活における色んな役割や分野を使ってフォルダを利用していると思います。

別の言い方をするならば、それぞれの自分のペルソナ毎にフォルダ分けをして、整頓している。ということです。
例えば、”仕事”というフォルダを作成し、”仕事”に関連するプロジェクト(新しい企画書を作る等)をそのフォルダの中に入れる。といった感じです。

これをすることによって、仕事中にはOmniFocusの「フォーカス」を利用し、「仕事」というフォルダの中だけのプロジェクトに集中することが出来ます。
つまり別の”プライベート”というフォルダを隠し、”彼女に電話をする”等のプライベートな用事で仕事中の集中力を妨げることがなくなります。

私も最初はこのフォルダ分けを行い、ペルソナ毎のフォルダ管理をしていました。
しかし、これを進めていると(私の場合)ペルソナがかなり曖昧になってきて上手く機能しなくなってきました。

そこで新しくGTDの「高度マップモデル」をこのフォルダ機能と組み合わせてみることにしたのです。

フォルダを「フォーカスする視野」のコンセプトで使う

プロジェクトフォルダを高度モデルとして活用

上記は私の「高度マップモデル」を利用したフォルダ分けになります。

かなり大雑把な高度設定しかしていませんが、とりあえずこれで運用をしています。
このモデルを使ったフォルダ分けでは、

  • 現在のアクション
  • プロジェクト
  • 1年以内の目標
  • 2~10年以内の目標
  • そして人生における目標

と、5つの異なる高度から自分が抱えている全ての「やりたいこと」を把握することが出来ます。

つまり今すぐ書かなきゃいけないメールから、自分の老後の先の先まで、その全てを頭の外に追い出すことが出来るのです。

これはGTDを実践する上で大変強力な強みになります。

確かにペルソナ毎のフォルダ分けのように仕事とプライベートがスッキリ分けられているわけではないので、ごちゃごちゃに表示されることもあります。
ですがそれはペルソナの境界線が曖昧になりがちな現在では大したデメリットではありませんし、どちらかと言うと”頭の中がスッキリ”というのは大変気持がいいです。 また、

yutas
ゆうた
あー、死ぬまでにやりたい全部のことが信用できるシステムに全部載ってるー

という、なんとも言えない感覚があります(笑)

そんなOmniFocusのフォルダ機能は右下のボタンを押すと・・・
右下のボタンからフォルダ追加

このように追加することが出来ます!!
プロジェクトorフォルダ追加

ぜひとも自分に合ったプロジェクト機能の使い方を発見して、利用してみてください!

最後に

今回はOmniFocusのフォルダ機能について書いてみました。
最近OmniFocus2が出ることもあってか、「GTD」や「OmniFocus」の単語をネット上で見ることが増えてきました。
GTD、そしてOmniFocusユーザーとしては大変嬉しく、色んな方の各々の使い方を見てると本当に勉強になります。

GTDはシンプルですが奥の深いメソッドです。
もっともっとユーザーが増えることを願って、締めとさせていただきます。

OmniFocus 3
仕事効率化, ビジネス無料iOSユニバーサル

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あとがき

最新のOmniFocusでは少し見た目は違いますが、GTDの基本は変わらないのでぜひ使いこなしてみてください。

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