【タスク管理】GTDでストレスフリーな生活を送る!Part. 4

2013.01.12 / GTD・OmniFocus

GTDをマスターすれば明日から君もストレスフリー!どうも、ゆうたです。

前回の記事でGTDには5つのステップがあり、それらは

  1. 「収集」
  2. 「処理」
  3. 「整理」
  4. 「見直し」
  5. 「実行」

だということ、そしてその5ステップの中でも一番時間をかけてほしい「収集」までご紹介しました。

今回はGTDの中でも皆さんが混乱しがちな「処理」と「整理」についてご紹介いたします。

「処理」=YES/NOクエスチョン

「収集」の次のステップは「処理」になります。

このステップでは、「収集」で集めた「気になること」(タスク)を分類していきます。このステップではいくつかのルールがあって、

  • 必ず上から順番に処理をしていくこと
  • 一旦inboxから出した「気になること」は絶対にinboxには戻さない。
  • 定期的にinboxを空にし、inboxを溢れさせない。

の3つを守っていくことになります。ではどのように「処理」していくのか?

私はGTDの「処理」はYES/NOクエスチョンだと思っています。

ひとつひとつの「気になること」に対して、YES(行動するべき) or NO(今は行動しない)に分けていくのです。

もしもあなたの「気になること」がYESの行動するべきに振り分けられると考えた場合、以下の5つのリストに分けられます。

  • いますぐやる(ただし2分以内で終わりそうな場合に限る)
  • 複雑そうな場合は「計画」にし、「プロジェクト」のリストへ
  • 複雑そうではなく、人に任せる場合は人に任せたあとに「連絡待ち」のリストへ
  • 複雑そうではなく、今すぐやる必要がない場合はカレンダーに書き込む
  • 複雑そうではいけど、今すぐやる必要がある場合は「次にやる」のリストへ。

逆に、もしあなたの「気になること」がNOの今は行動をしないに振り分けると考えた場合、以下の3つのリストへ分けられます。

  • 気になることが資料だった場合は「資料」のリストへ
  • 今すぐじゃないけどいつかやりたいと思ったことは「いつかする」リストへ
  • 必要ないと思ったらゴミ箱へ捨てる

こうして、「収集」で集めたあなたの頭の中にあったすべての「気になること」を仕分けの機械のようにYES/NOで各リストに振り分けていきます。
「処理」のステップを進めていくうちに、頭の中に漠然とあった「気になること」がだんだんと輪郭を帯びてきて、徐々に頭がスッキリしていきます。
では次に「整理」のステップへ進みましょう。

「整理」=プランニング

前のステップで収集した「気になること」を処理し、各リストに振り分けたと思います。
次のステップである「整理」ではそれらの各リストの文字通り「整理」をしていきます。

ではリストは何々あるのか?一つ一つ見ていきましょう。

GTDでは「複数のアクションを必要とするものはプロジェクトになる」と書かれています。

つまり、「気になること」を達成、または完了させる為に必要な行動が2つ以上ある場合、それはプロジェクトに分類されるということです。
このプロジェクトは定期的に見直しを必要とし、プロジェクト達成のための最初のアクションは「次にやること」リストに追加していきます。

「次にやること」のリスト

このリストではそれぞれの「気になること」を完了するための最初のアクション、つまり最初の第一歩を入れていきます。
例えば、 ”夏休みの宿題の読書感想文を書く”が「気になること」だったとしましょう。

その場合、このリストに含まれるであろう最初のアクションは「何の本を読むか決める」か「何の本がオススメかを周りに聞く」などになってくるでしょう。

そうです、「夏休みの宿題の読書感想文を書く」がプロジェクトになり、それを達成するために「次にやること」リストに加えられるのが「何の本を読むか決める」か「周りにオススメを聞く」になるのです。

このリストはそれぞれの状況に応じて複数枚必要になってきます。
なぜならその状況(コンテキスト)によって自分の出来る「気にあること」(タスク)は変わってくるからです。
例えば「自宅」での次にやることリストや、「会社」での次にやることリスト、または「電話・メール」などの連絡で次にやることリストなどです。

「いつかやる」のリスト

これは今すぐは無理だけどいつかやりたいなぁ・・・と思ってることが入ります。例えば「世界一周旅行に行きたい」や、「中国語を喋れるようになりたい」などです。

僕の場合

  1. いつかやりたいこと
  2. いつか買いたい物
  3. いつか行きたい場所・お店

の3つのリストに分けています。

「連絡待ち」のリスト

これは主に外部要因となるものが入ります。   
自ら行動を必要としないものはこちらに振り分け、外部からの行動を待ちます。

ただ、これらのリストは逐一チェックし、行動が遅い場合は相手方にきちんとチェックをする必要があります。

「カレンダー」のリスト

リスト、というほどのものでもありませんが、こちらでは決まっていてる会議や約束事、または「気になること」の期限や締め切りなどといったものを書いていきます。

これらのリストをチェックしながら整理をしていき、常に自分の「気になること」を把握できる状態にしておく。
このステップをしっかりしておくと、いざ実行しよう!とした時にはそれぞれの行動の背後関係や、何のためにやるんだったかな?といった疑問を持たず、無心で進めていくことができます。

Part.5に続く。

あとがき

今日お話した「処理」と「整理」のステップがよくわからない、と感じられ躊躇される方が多いような気がします。
が、いざやってみるといくつかのルールを守るだけで、GTDは見事にその機能を発揮し、頭の中をクリアにしてくれます。
さぁ、次回はとうとう5ステップの最後の2つ。「見直し」と「実行」です。お楽しみに!

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