THROUGH MY FILTER

「自分」というフィルターを通して様々な情報を発信するブログです

【GTD 道】 〜ch.3 たった5つのステップをこなすだけ〜


GTD-con-letras-de-madera / carlescv

さあ、いよいよGTDが他の管理手法とどう違うのか?その「肝」の部分でもある5ステップについてお話していきたいと思います。

〜GTD道のお話〜

【GTD 道】 〜ch.1 私とGTDの出会い〜 | THROUGH MY FILTER

【GTD 道】 〜ch.2 GTDの基本とは何か?〜 | THROUGH MY FILTER

【GTD 道】 〜ch.3 たった5つのステップをこなすだけ〜 | THROUGH MY FILTER

【GTD 道】 ~ch.4 「処理」と「整理」とは?~ | THROUGH MY FILTER

【GTD 道】 〜ch.5 「見直し」と「実行」とは?〜 | THROUGH MY FILTER

【GTD 道】 ~ch.6 3段トレーを活用したアナログGTD~ | THROUGH MY FILTER

【GTD 道】 ~ch.7 OmniFocusという選択肢~ | THROUGH MY FILTER

【GTD 道】 ~ch.8 OmniFocusを使った「収集」のやり方~ | THROUGH MY FILTER

【GTD 道】 ~ch.9 OmniFocusを使った「処理」のやり方~ | THROUGH MY FILTER

【GTD 道]】 ~ch.10 OmniFocusを使った「整理」のやり方~ | THROUGH MY FILTER

【GTD 道】 ~ch.11 OmniFocusを使った「見直し」のやり方~ | THROUGH MY FILTER

【GTD 道】 〜ch.12 OmniFocusを使った「実行」のやり方〜 | THROUGH MY FILTER

 

〜GTDと従来の手法の違い〜

よく管理手法で使われるタイムマネジメント(時間管理法)では、優先順位を決めたり計画を立ててそれ通りに進めることが良しとされてきたが、実際そのようなことが普通に出来るだろうか?

計画を作り、タイムスケジュール通りに優先順位の高い順からタスクをこなしていく。最初はよくとも、途中で急な仕事が入り込んできたり、電話がかかってきたりしてスケジュール通りに進まないことも多いのではないだろうか?

すると、計画はダメになり、計画を練り直そうにも次々入ってくるタスクに翻弄され、頭のなかには次々とタスクがたまり、心理的ストレスは増大し、ますますタスクをこなしにくくなる・・・・

ということが皆さん意外に多いのではないだろうか?

GTDでは優先順位やタイムスケジュールはさほど重要ではありません。その代わり、様々な状況に応じたリスト(コンテキスト)を作るようになります。例えば、「電話をかけるとき」や「外出したとき」等のリストです。

また、優先順位などよりも1つ1つのタスクが何の為なのか?(ゴールは何か?)をきちんと把握することが重要になってきます。

そして、割り込んでくる仕事に関しては、GTDでは2分以内に終わりそうならすぐ実行するべきだ、とも言われています。

特徴を述べていても仕方がないので、次にGTDの基本の5つのステップを説明しながら、細かい話をしていこうと思います。

 

〜たった5つのステップ〜

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上のようなフローチャートを見たことがあるでしょうか?
これはGTDの基本的なワークフローの図です。このワークフローは以下の5ステップを元に進めていくことが出来ます。

  1. 1.収集
  2. 2.処理
  3. 3.整理
  4. 4.見直し
  5. 5.実行

それでは一つ一つのステップを説明していこうと思います。
まずは5ステップの中でもっとも時間を使って行なってほしい「収集」です。

〜「収集」=頭の中のものを追い出す〜

この最初のステップでは頭の中にあるものを追い出すということをしていきます。

人間が何かの作業をしている時に集中出来る状態はどんな状態でしょう?
それは目の前にあるものだけしか頭にない、目に入らない、という状態です。

その状態を作り出す第一段階として、まずは頭のなかにある「やらなければいけないこと」「気になっていること」「気になる問題」など、ありとあらゆるものを頭から追い出し、紙などに書き出していきます。

この時に重要なことは書きだしたものはすべて”inbox”と呼ばれる「入れ物」に入れてしまうことです。

こういう書き出した「メモ」は色んな場所に乱雑に置いてあったりすると意味をなしません。全て一箇所にまとめる、ということが重要になってきます。

例えば、私は会社では紙ベースでGTDをしているのですが、あとで読まなければいけない電子メール等があってそれを「収集」した場合、メモに
「○○さんからのメールを読む」
とだけ書いて、そのメールを未読にします。

これをすることによって紙ベースのGTDでもデジタルなタスクも1つの”inbox”にまとめることができます。

ただ決して紙ベースに拘る必要はありません。
私も会社では紙ベースのアナログGTDとアプリのOmniFocusを使っています。

OmniFocus for iPhone 1.16.2(¥1,700)App
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販売元: The Omni Group – The Omni Group(サイズ: 16.2 MB)
全てのバージョンの評価: (375件の評価)

OmniFocus for iPad 1.6.3(¥3,450)App
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全てのバージョンの評価: (187件の評価)

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カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: The Omni Group – The Omni Group(サイズ: 19.3 MB)
全てのバージョンの評価: (65件の評価)

とりあえずどんなやり方であれ、頭のなかにある気になるものをすべて頭の外に出す

これが一番重要になります。

〜あとがき〜

やっとChapter3に入ってGTDをのステップ解説に入ることが出来ました。
「収集」はGTDのステップの中でもとても大事なものですし、一番時間をかけてやってもらいたいものです。

書いて、書いて、書いて、書くものがなくなっても、書く。
とりあえず手を動かし続ける。いくつか被ってしまっても書く。
「収集」は地味ですが、5ステップの一番最初で一番大事なものです。

是非たっぷり時間を作ってやってみてください。