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【GTD 道】 ~ch.9 OmniFocusを使った「処理」のやり方~


GTD Workshops / plindberg

新しい年になって今年こそはタスク管理を使いこなすぞ!または、GTDをやるぞ!という人が周りで多くて大変嬉しいです。

「タスク管理は一日にしてならず」と誰が言ったかは知りませんが、そんな有名な言葉がありそうなほどタスク管理というものはやり始めたからすぐにパッと効果を発揮するわけではありません。

ですが、ジワジワと効果を発揮し気づくと自分の血肉となってそこにいるような感じがします。

皆さんの血肉の一部になるように、今日もGTD道、いってみましょう!

〜GTD道のお話〜

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【GTD 道】 ~ch.6 3段トレーを活用したアナログGTD~ | THROUGH MY FILTER

【GTD 道】 ~ch.7 OmniFocusという選択肢~ | THROUGH MY FILTER

【GTD 道】 ~ch.8 OmniFocusを使った「収集」のやり方~ | THROUGH MY FILTER

【GTD 道】 ~ch.9 OmniFocusを使った「処理」のやり方~ | THROUGH MY FILTER

【GTD 道]】 ~ch.10 OmniFocusを使った「整理」のやり方~ | THROUGH MY FILTER

【GTD 道】 ~ch.11 OmniFocusを使った「見直し」のやり方~ | THROUGH MY FILTER

【GTD 道】 〜ch.12 OmniFocusを使った「実行」のやり方〜 | THROUGH MY FILTER

~OmniFocusでのYES/NOクエスチョン~

さて、前回のお話でGTDのファースト・ステップ「収集」をOmniFocusでやるところまでお話をしました。今日はセカンド・ステップ、「処理」です。

「処理」のステップはGTDのYES/NOクエスチョンだとchapter.4で説明をしました。これはGTDの本質ですから、たとえツールが紙とペンからOmniFocusに移ろうとそれは変わりません。

inboxに集めた自分の気になることをYES(行動するべき)かNO(今は行動しない)に振り分けていくのです。

~YES(行動するべき)に振り分ける~

私がinboxに集めた自分の気になることを、YES(行動するべき)に振り分けた場合のOmniFocusでの流れを見ていきましょう。

・いますぐやる(ただし2分以内で終わりそうな場合に限る)

まずは気になることがすぐに出来そうな場合です。早速行動して、終わったらボックスにチェックを付けましょう!

・複雑そうな場合は「計画」にし、「プロジェクト」のリストへ

次は気になることが複雑そうな場合(GTDでは複数のアクションを含む、と説明されます)は、プロジェクトにしてしまいましょう。
移動アクションを選択して・・・

プロジェクトに変換します。変換した後、プロジェクトの開始や期限、並列か順次か等、色々選べる選択肢が出てきますが、とりあえず現在は無視です。このステップではYES/NOで処理を行うだけですので、それに集中します。

・複雑そうではなく、人に任せる場合は人に任せたあとに「連絡待ち」のリストへ

アクションが人に任せるものだった場合、「連絡待ち」に追加します。
OmniFocusでは基本的に「コンテキストモード」を使ってタスクを処理していくため、コンテキストに「連絡待ち」を作っておくと、チェックしやすくなります。
また、「連絡待ち」に追加する前に、人に任せることを忘れないようにしましょう。

・複雑そうではなく、今すぐやる必要がない場合はカレンダーに書き込む

私の場合、カレンダーは主にgoogleカレンダーを使用してますので、inboxにチェックを付けた後、googleカレンダーに打ち込みます。

複雑そうではいけど、今すぐやる必要がある場合は「次にやる」のリストへ。

私の場合わざわざ「次にやる」のリストをコンテキストで作ることはせず、当てはまるコンテキストを選んでそれを設定してしまいます。
これの理由ですが、OmniFocusでは各タスクの「見え方」を調整することができ、その「見え方」で「次にやる」を選択出来る為、このステップではあえてわざわざ「次にやる」のリストは作ることはせず、純粋にコンテキストを当てはめることにしています。

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・今すぐじゃないけどいつかやりたいと思ったことは「いつかする」リストへ

「連絡待ち」等のリストはコンテキストに作りましたが「いつかする」のリストに関してはプロジェクトにリストを作成します(いくつか理由がありますが、また後々説明します)
プロジェクトを選択して・・・

「いつかやる」のリストへ飛ばします。

・必要ないと思ったらゴミ箱へ捨てる

最後に、やる必要もないし、プロジェクトにもならないし、資料でもないし、カレンダーにもいかない、いわゆる「必要ない」ものは削除してしまいましょう。
横スワイプで削除できます。

~あとがき~

今日は「処理」について説明してみましたが、どうでしたでしょうか?
一気にすべてを説明したいところですが、そうするとめちゃくちゃ長くなってしまいますので、とりあえず今回は「処理」に集中したOmniFocusの使い方を書かせて頂きました。

次回はいよいよ整理。OmniFocusを使ったデジタルGTDの本領を発揮するステップです。お楽しみに!

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Posted from するぷろ for iPhone.